Digitalisiertes Nachschliffmanagement – Transparenz und Effizienz dank c-Com

Every week, around 6,000 tools arrive at MILLER in Altenstadt, Germany, for regrinding. “We are seeing robust growth of roughly 20% every year in tool reconditioning,” says Stephan Loska, Director of Technical Projects and International Service at the manufacturer of solid carbide tools. Consequently, something of a “company within a company” has grown up over the years, dedicated solely to regrinding solid carbide drills and milling cutters. It is important to note that exactly the same machinery, software and grinding wheels are used here as for manufacturing new tools. “That is how we reliably ensure that tools are reconditioned to manufacturer quality,” says Loska. There are around 30 employees working on the machines over three shifts, plus another four employees in incoming goods and five in customer service working exclusively on regrinding.

In 2018, the supervisors under Stephan Loska faced the challenge to align a significant upturn in incoming orders with the customer expectation of a few days of run-through time. “It was clear that we would need either to expand our capacity considerably or to refine and simplify our processes,” explains Loska. Incoming goods in particular offered a great deal of potential.

“We sometimes receive parcels full of various unsorted tools,” explains Tobias Spiegl, who is responsible for customer service at MILLER’s regrinding department. The only information
about these tools, if there is any at all, is printed on the delivery note. “That meant that our
employees had to sort through all the tools and compare their order numbers, which on tools with small diameters can often be read only with the aid of a magnifying glass, against the items on the delivery note,” says Spiegl. The next item on the agenda was to inspect the tools to determine whether they could be reground. Criteria that could rule a tool out include its condition, its minimum length or customer specifications such as the maximum number of regrinding operations. Following tool identification, the check Thanks to c-Com and the specifically developed scanner, registering tools at incoming goods is now a much faster process. Measurements are automatically transferred from the Bluetooth-enabled callipers to c-Com at the touch of a button. as to whether the items and quantities match those on the delivery note and the diagnostic process to determine whether the tools can be reground, all this information needed to be entered manually in the ERP system (SAP) so that a service report and order confirmation could be created. “For a delivery of 80 tools, this largely manual process took around two hours,” explained Spiegl. In addition to the amount of time taken, this process was susceptible to typographical and transcription errors.

 „Als Mitglied der MAPAL Gruppe haben wir sehr früh das Nachschliffmanagement der c-Com GmbH kennengelernt“, erinnert sich Stephan Loska. Schnell haben die Verantwortlichen festgestellt, dass das Modul der Plattform c-Com genau die Prozesse abbildet, die bei MILLER gefragt sind. „In enger Kooperation haben wir mit den Mitarbeitern von c-Com das Modul speziell auf unsere Bedürfnisse angepasst“, sagt Loska, „und so nach und nach den gesamten Prozess digitalisiert.“ Anfang 2019 ist das c-Com Modul zum effizienten Nachschliffmanagement produktiv gegangen. 

„Seitdem sieht der Prozess für die Werkzeuge von drei Pilotkunden komplett anders aus“, erzählt Spiegl begeistert. Nach wie vor kommen die Werkzeuge unsortiert und lediglich mit den gedruckten Daten auf dem Lieferschein im Wareneingang an. Und schon enden die Gemeinsamkeiten zum „alten“ Prozess. „Als erstes scannt der Mitarbeiter im Wareneingang den Lieferschein ein. Über eine Texterkennung werden alle Daten automatisch in c-Com übernommen“, sagt Spiegl. Dies betrifft sowohl die Stückzahlen als auch die Positionen und die Kundendaten. Die Werkzeuge der drei Pilotkunden sind allesamt mit einem DataMatrix-Code versehen, der sie eindeutig identifizierbar macht.  

Once all tools have been scanned, colour-coding is used to indicate whether all items on the delivery note are fully accounted for. The c-Com module keeps up constant correspondence with SAP, which means that a single mouse click is all it takes to create an automated internal service report. “With c-Com, we have also switched straight to labels,” adds Spiegl. In other words, instead of having to deal with multiple sheets of A4 paper for each order, the new c-Com process involves generating a label and affixing it to the relevant box.

When the box reaches the diagnostics area, this label is scanned, and the tools are inspected to determine whether they can be reground. All criteria concerning the tool in question and all exclusion criteria are entered in c-Com. The employee scans the tool again and is shown information about it immediately; for example, that a tool needs to be checked for minimum length.The employee uses a set of callipers linked to c-Com via Bluetooth to measure the tool before transmitting the findings to c-Com at the push of a button. c-Com compares the actual measurement with the intended measurement and indicates whether the tool can in fact be reground. If the employee identifies chipping on the cutting edge, for example, he or she selects this on the list of exclusion criteria. Once all tools have been inspected, the order confirmation is issued by a single click. This automatically shows which tools cannot be reground and why.

„Wenn wir erneut das Beispiel mit 80 Werkzeugen heranziehen, benötigen wir mit dem neuen Prozess statt der bisherigen zwei Stunden nur noch 15 Minuten“, fasst Stephan Loska die beeindruckende Zeitersparnis zusammen. Vorteilhaft ist dabei nicht nur der enorm reduzierte administrative Aufwand, sondern auch die Kapazitäten der Mitarbeiter, die dadurch frei werden. „Die Mitarbeiter müssen nicht mehr stundenlang Daten in SAP einpflegen, sondern wir können sie für abwechslungsreichere und anspruchsvollere Aufgaben einsetzen“, sagt Loska. Nicht allein deshalb seien die Mitarbeiter im Wareneingang vom Nachschliffmanagement mit c-Com begeistert. Trotz des hohen Automatisierungsgrad besteht zudem jederzeit die Möglichkeit manuell in den Prozess einzugreifen. 

Ein weiterer und für Loska der wichtigste Vorteil, den der neue Prozess mit c-Com bietet, ist die Transparenz für den Kunden: „Über das Serviceportal von c-Com ist jederzeit ersichtlich, wo sich welches Werkzeug befindet, wie oft welches Werkzeug bereits nachgeschliffen wurde beziehungsweise warum ein bestimmtes Werkzeug nicht mehr nachgeschliffen werden kann.“ Dank c-Com und den serialisierten Werkzeugen hat der Kunde also jederzeit den kompletten Überblick und kann die Historie jedes Werkzeugs nachvollziehen. So ist es auch möglich, den besten Zeitpunkt zu bestimmen, um Werkzeuge nachzubestellen. „Wir können viel mehr Transparenz bieten und deutlich offener gegenüber den Kunden agieren – und das kommt sehr gut an“, freut sich Loska. Und so weitet MILLER den Einsatz von c-Com im gesamten Werk sukzessive aus, beispielsweise um Messergebnisse direkt vom Einstellgerät an die Maschine zu übertragen.  

At c-Com GmbH, it’s all about digital services. c-Com was established in 2017 and is part of the global MAPAL Group. The start-up is the company behind c-Com, an open-cloud platform for data management for tools from any manufacturer. There are numerous applications that can be used to enhance the platform.